Sedona Unitarian Universalist Fellowship

Records Retention Policy

SUUF will retain (paper/electronic) organizational and financial records as follows:

Corporate Records

Articles of Incorporation and Bylaws                                                      Permanent

Membership Meetings Minutes                                                              Permanent

Membership Registry                                                                             Permanent

Board/Board Committee Meeting Minutes                                             Permanent

Board Policies/Resolutions                                                                    Permanent

IRS Application for Tax-Exempt Status (Form 1023)                             Permanent

IRS Determination Letter                                                                       Permanent

Corporation Commission Annual Reports                                             7 years

General Correspondence                                                                      3 years

Accounting Records

Annual Financial Statements                                                                 Permanent

General Ledgers and Journal Entries                                                    7 years

Paid Bills, Expense Reports, 1099 Forms                                             7 years

Pledge and Receipts Records                                                               7 years

Donor Records                                                                                      7 years

Bank Records

Check Registers and Deposit Receipts                                                 7 years

Bank Statements and Reconciliations                                                   7 years

Electronic Fund Transfer Documents                                                    7 years

Employee and Payroll Records

Payroll Registers                                                                                   7 years

Payroll Tax Returns/Records, W2 Statements                                      7 years

Employment/Termination Agreements/Records                                    7 years after termination

Worker’s Compensation Records                                                          5 years

I-9 Forms                                                                                               3 years after termination

Other

Insurance Policies

Occurrence-based, Workers’ Compensation                                       Permanent

Property, Claims-made                                                                         7 years

Real Estate, Stock and Bond Documents                                            Permanent

Expired Leases/Contracts                                                                    7 years

Records will be stored in a safe, secure, and accessible manner.

The Treasurer is responsible for identifying records that have met the required retention period and overseeing their destruction.

Approved at Board of Trustees’ Meeting held December 15, 2023.